Voici les différentes solutions que je vous propose pour renforcer, faciliter et simplifier le travail de front-office autant que celui du back-office.
Chacune repose sur un programme que nous utilisons, vous utilisez, quotidiennement : Microsoft Excel ®
Derrière l’austérité de ce tableur ( des carrés, des lignes, des chiffres … ) se cachent des dizaines de possibilités à la fois cosmétiques et techniques grâce auxquelles nous allons pouvoir mettre en place les solutions suivantes.
Ce sont :
- Des modèles de propositions et de confirmations unifiées à remplir et à envoyer en quelques clics
- Des modèles de devis (qui deviennent ensuite vos proforma, voire vos factures) en un tournemain
- Une base de connaissance sous forme d’intranet consultable à partir de votre navigateur : une boussole pour vos équipes
- Et de nombreux outils de suivi, d’aide à la décision, de veille stratégique pour votre gestion quotidienne
DES PROPOSITIONS / CONFIRMATIONS DE VOS RÉSERVATIONS
UNIFIÉES & PERSONNALISÉES
Sur la base d’une feuille Excel ® paramétrée selon vos références, le modèle de vos propositions est composé de champs à remplir avec les données des clients et de vos prix. Pour le reste, tout est exposé dans les boutons.
Rien de plus simple !
Pour le cas où des prix changeraient chaque jour, un deuxième onglet est là pour cette éventualité.
A partir de là, vous n’avez qu’un bouton à presser pour générer le mail de proposition, agrémenté de votre brochure ou des documents que vous voudrez et assorti du pif de proposition au client.
(cliquez sur l’image pour l’agrandir)
Une fois le choix du client connu, deux clics suffisent pour générer la confirmation (le choix de chambre et l’envoi du mail)
Avec l’envoi de la confirmation, il peut être prévu un fichier avec l’accès au parking ou à des commodités de transport etc …
Bien sûr, dans le cas de la confirmation, comme pour celui de la proposition, le mail généré qui vous assure du minimum que vous voulez transmettre au client est totalement personnalisable avant envoi et ne devra finalement uniquement qu’être assorti de la signature de l’envoyeur.
Et quelle que soit la / les langue(s) que vous voudrez ajouter, le modèle de création restant le même (les textes et dates seront ajustés selon la langue choisie), vos personnels pourront utiliser la feuille même s’ils ne maîtrisent pas entièrement la langue en question. Le texte par défaut des mails d’accompagnement ayant été déterminés en amont, vous serez sûrs que les informations de base seront connues du client dans sa langue d’expression.
VOS DEVIS & PROFORMA COMMERCIAUX EN TROIS CLICS
Le même type de solution existe en plus perfectionné pour les devis de vos évènements de groupes, salons et séminaires.
Nous définirons ensemble les catégories à prévoir.
Tout reste facile d’utilisation, et assorti d’éléments de contrôle au cours du remplissage.
Une modification à faire sur le devis, rouvrez, modifiez, sauvegardez, renvoyez : le fichier est stocké en permanence sous forme de classeur et de document pdf.
Lorsque le client aura converti votre offre, en trois clics votre devis deviendra une facture proforma avec demande d’acompte (on pourra prévoir de joindre le RIB de votre établissement pour l’envoi de la proforma).
Et au besoin notre modèle pourra servir même à établir une facturation finale (adaptée selon vos références aussi)
Vos clients verront en un clin d’oeil votre compréhension de leurs attentes, le coût final de la prestation.
(cliquez sur l’image pour l’agrandir)
ET UN INTRANET – BASE DE RÉFÉRENCE POUR TOUS VOS PERSONNELS
Le cœur du dispositif que je veux bâtir avec vous réside dans cette base de référence, dans laquelle 80% des questions trouveront en trois clics leur réponse.
Nous pourrons mettre en ligne vos savoir-faire, savoir-être, procédures, techniques et mémos. Il pourra aussi être rajouté le règlement intérieur, des abaques et des infographies selon votre demande.
Chaque nouvel arrivant trouvera dans cette base un moyen de compléter sa formation sur site, une béquille en cas de trou de mémoire et une bouée de sauvetage pour ses premiers pas en solo.
Vos managers et personnels de réception – pour peu qu’en amont nous ayons formalisé les besoins – trouveront de quoi ne plus oublier une tâche importante mais annuelle par exemple (une mise en ligne de nouveaux tarifs etc), un moyen de fixer des procédures nouvelles ou de rappeler les fondamentaux du métier.
Bien sûr chaque élément (même la première page) pourra être adapté à vos demandes et nous fixerons ensemble une charte graphique conforme à vos attentes (plus de sigles ou plus de textes …)
DES INSTRUMENTS DE SURVEILLANCE, D’ANALYSE ET DE SUIVI
A votre disposition, je peux vous mettre en place aussi des tableaux de montée en charge, de suivi de vos ventes, de décisions yield etc …
Nombre d’options sont possibles, y compris une micro-base de données clients avec des extractions possibles pour vos emailings etc …
Tous ces documents sont simples d’utilisation et vous serviront au quotidien dans la prise de décision.
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